Office 365

“Office 365 maakt het werk op kantoor veel productiever en efficiënter.

Productiviteit en efficiëntie staan bij het moderne ondernemerschap voorop. En zo’n beetje iedere ondernemer gebruikt al basis van zijn onderneming de Office producten van Microsoft. Word, Excel en natuurlijk het alom bekende Outlook. Microsoft heeft onderkend dat het de ondernemer van vandaag te doen is om efficiëntie en flexibiliteit en biedt met de Office 365 suite een complete reeks producten om de ondernemer te ondersteunen.

Met Office 365 kunt u 365 dagen per jaar zaken doen

Office 365 met de bekende programma’s Word, Excel, Outlook en PowerPoint is al geruime tijd opgenomen in Office 365. U kunt u dit zowel online als op uw PC gebruiken. Uw mail wordt afgehandeld via Exchange online. Daarmee hebt u overal en altijd, op ieder apparaat, toegang tot uw mail. Bestanden kunt u opslaan in OneDrive en communicatie tussen uzelf, uw medewerkers of anderen wordt via Skype for business afgehandeld. Met Teams en SharePoint online kunt u een nieuwe, meer efficiënte manier van werken bereiken. En natuurlijk is Office 365 te combineren met onze Cloud-werkplekken.

Teleservice ICT helpt u graag met adviseren en installeren

Al die mogelijkheden vragen natuurlijk om een degelijk advies’ zowel over de producten als over de licenties en licentie samenstellingen. Hebt u uw keuze gemaakt? Dan helpen wij u bij Teleservice ICT graag met het installeren van de Microsoft Office producten in uw bedrijf. Zo bieden wij verschillende diensten aan:

1. Advies voor Inrichting en Gebruik Office 365

Office 365 is een kernproduct van Microsoft. Het is niet eens zozeer één product, meer een heel universum van met elkaar samenwerkende producten en diensten. Al deze diensten zijn vervolgens verkrijgbaar via diverse abonnementen en samenstellingen. En dat maakt de wereld niet altijd makkelijker.

• Om te kijken wat een organisatie nodig heeft, is een stukje advies en begeleiding nodig. U wilt die producten hebben die je nodig hebt en zeker geen onnodig geld kwijt zijn aan producten of diensten die u niet gebruik
• Aan de verschillende diensten zitten voorwaarden vast. Niet alles kan gecombineerd worden en ook niet alle mogelijke manieren van installeren
  zijn in overeenstemming met de licentie voorwaarden
• U wilt wel de producten en diensten die uw organisatie vooruit helpen door
  efficiency en gebruikersgemak, en daarmee winst maken.

Alles bij elkaar vergt wel een stuk advies en begeleiding.

Als eerste, wat hebt u nodig? Vervolgens, wat is voor uw organisatie de juiste licentie / product samenstelling? En als dit is uitgewerkt dan moeten de producten nog worden geïntroduceerd en ingevoerd in uw organisatie. Dat vergt een stukje inspanning en daarmee investering. Het eindresultaat is echter een organisatie die efficiënt kan (samen)werken en daarmee rendement levert op uw investering.

2. Migratie naar Office 365

Office 365 aanschaffen is één ding. De overgang naar het (volledig) werken met O365 is een ander proces. Veel organisaties werken al jaren met lokale werkstations, wellicht een opslag-systeem (een NAS) of een lokale server. De mail komt bij de internet provider of een mail hoster vandaan. Bestanden staan in bedrijfsmappen. Bij de verschillende werkstations zijn opvolgende versies van Office te vinden.

Met een migratie naar O365 wordt verzorgd dat de mail voortaan via exchange online verloopt, dat op alle werkstations met (dezelfde versie van) Office 365 wordt gewerkt en dat bestanden niet alleen lokaal staan, doch ook in de Microsoft Cloud. Daarbij kunnen/zullen binnen O365 beschikbare opslag systemen als OneDrive, SharePoint of Teams worden gebruikt. Al dan niet geïntegreerd met lokale opslag apparatuur.

Het Doel

Het doel is eigenlijk simpel. Een volledig transparante werkomgeving waarbij op iedere plek/apparaat op ieder moment gewerkt kan worden. Dat vergt een stukje ontwerp, specifiek voor uw organisatie en natuurlijk het werk om dit in te voeren. Echter, het resultaat is waar het om gaat: een soepel, altijd en overal werkende omgeving waarmee uw organisatie efficiënt en daarmee winstgevend kan werken.

3. Sharepoint

SharePoint is al vele jaren een onderdeel van het O365 universum. Het is een gereedschapskistje dat Microsoft al jaren promoot als DE samenwerkingsomgeving waarin mensen en organisaties efficiënt kunnen samenwerken.

Er is al veel geschreven en te doen geweest over SharePoint. Door de jaren heen zijn er zowel enthousiaste gebruikersgroepen als geharnaste SharePoint haters ontstaan. En eigenlijk komt dit alles voort uit de wijze waarop SharePoint is geïmplementeerd en ingevoerd.

SharePoint, we stelden het al, is een enorme gereedschapskist met hulpmiddelen.

“De combinatie van een gereedschapskist met een stapel hout leidt niet automatisch tot een mooie kast.”

Net zomin als SharePoint in combinatie met veel informatie (bestanden etc.) automatisch leidt tot prettig werken en een efficiënte gegevens infrastructuur.

Het invoeren van SharePoint, implementeren en gaan gebruiken vergt een aantal stappen waarbij altijd de behoefte van de organisatie em gebruiker centraal moet staan. Kijken, nadenken, implementeren, gebruiken, bijschaven, ombouwen indien gewenst en iedere keer een stapje verder. Dat is de wijze waarop een organisatie het werken met SharePoint kan leren en er veel rendement uit kan halen. Benieuwd? Wij helpen organisaties hierbij en zorgen dat ook dit onderdeel van O365 voor u gaat werken.

4. Teams

Net als SharePoint is Teams ook een samenwerkingsomgeving. Sterker nog, als je de motorkap van Teams opent, dan kijk je naar de onderliggende SharePoint motor. Datgene wat dus geldig is voor SharePoint, geldt ook voor Teams. Teams is, als je het goed bekijkt, een voor gedefinieerde SharePoint implementatie. Met hieraan toegevoegd het element video vergaderen vanuit het bekende Skype (for business).

Dat het video bellen een grote vlucht heeft genomen is duidelijk. Immers, daar waar een onderdeel van een hulpmiddel toegevoegde waarde heeft en de organisatie helpt ontstaat vanzelf de vraag: wat kunnen we er nog meer mee?

En daar komen onze specialisten om de hoek kijken. Wij kunnen u de verdere mogelijkheden van Teams laten zien, samen met u de combinatie bekijken van Teams en de werkwijze binnen uw organisatie, of tussen uw organisatie en klanten, partners, toeleveranciers. En daarmee ontstaat een nieuwe manier van werken die uw organisatie echt verder helpt.

5. OneDrive

De OneDrive van Microsoft is een onderdeel van het Microsoft 365 universum. Veel gebruikt en net zo vaak minder goed begrepen. Daarom even terug naar de basis.

De Basis

In de kern is OneDrive uw persoonlijke bestandsopslag in de Cloud. Op OneDrive kunt u alle bestanden/mappen kwijt, deze vanaf elke plek met elke device benaderen en even zo makkelijk delen (toegankelijk maken) voor mensen binnen en buiten uw organisatie. Qua functionaliteit is OneDrive vergelijkbaar met andere producten als de Google Drive, Dropbox en vele andere. Tot zover geen nieuws.

OneDrive is zondermeer een fijn en goed bruikbaar product dat bij veel van onze klanten zijn werk doet. Ook hier geldt altijd dat een stukje oordeelkundige inrichting wel noodzakelijk is. Installeer O365 en OneDrive verschijnt. Dat betekent echter niet dat hij meteen goed staat ingericht of voor u optimaal of veilig werkt. Dat vergt wat deskundigheid waarbij we onze klanten graag bijstaan.

6. Optimalisatie van uw IT gebruik

U heeft Microsoft O365 licenties aangeschaft. Ze zijn succesvol geïmplementeerd en iedereen is lekker aan het werk.

U bent nu dus klaar?

Helaas, in de informatie technologie is dit niet de normale gang van zaken. Alleen Microsoft al komt iedere maand met nieuwe producten, innovaties en mogelijkheden. Het product zelf, kijk eens naar SharePoint of Teams, verdient het om continue bekeken te worden. Wat is er nog meer mogelijk, hoe kunnen we nog verder komen? Moet er misschien niet een workflow worden ingezet, bibliotheken met metadata? Er komen nieuwe apps beschikbaar die erg interessant kunnen zijn.

Stilstand is achteruitgang

Stilstand is achteruitgang, zo is het gezegde. En dat geldt zeker voor de wereld van ICT en O365. Onze consultants komen op regelmatige basis even meekijken, detecteren nieuwe mogelijkheden en informeren u hierover. Zij begeleiden kleine testprojecten om een nieuwe techniek, nieuwe werkwijze uit te proberen en voeren bij succes deze samen met u in. Kortom, als uw ICT afdeling zijn we met maar één ding bezig; zorgen dat ICT uw organisatie maximaal ondersteunt.

7. Microsoft 365 Backup

U gebruikt Microsoft 365. Alle gegevens staan in de Cloud en dus is mijn back-up geregeld.

Wel, daar kun je wel wat aan afdoen. Even terug naar de basis. Back-up is eigenlijk het veilig stellen van uw gegevens in de dimensies tijd en plaats.

• In de klassieke tijden moest bij brand/calamiteit gerzorgd worden dat de gegevens op een andere plek aanwezig waren. Dus werd er wat afgesjouwd met tapes, dvd’s en extern harde schijven in keukenkastjes. Met opslag in de Cloud is dit natuurlijk prima geregeld,

• Als een bestand/map per ongeluk verwijderd is, kapot was gegaan (b.v. een database) kan dat enorm schadelijk zijn voor de organisatie. Dan moet de map worden teruggehaald van de al genoemde tape, dvd, externe harde schijf etc. En dan is er een issue. Bij Microsoft O365 houd het bewaren na ca. 3 maanden op.