17-02-2021 –

1. Op tijd aanwezig zijn in Teams

Het begin van een online meeting kan erg rommelig zijn. De deelnemers willen er zeker van zijn dat alle apparatuur goed werkt, dat de verbinding sterk genoeg is of dat ze überhaupt de Teams meeting kunnen bijwonen.

Om al deze stappen voor te zijn, kunt u het beste een kwartier voor de meeting aanwezig zijn. 15 minuten is genoeg tijd om technische problemen op te lossen. Zo kunt u de microfoon testen, de verbinding met zekerheid gemaakt worden en is iedereen optijd aanwezig voordat de Teams meeting moet beginnen.

Zo voorkomt u frustratie en kunt u de chaos voor zijn zodra u wilt beginnen met werken en communiceren via Microsoft Teams.

2. In Teams kun je je hand opsteken, doe dat!

Tijdens een meeting kunt u wel eens onderbroken worden als er onduidelijkheden zijn. Deelnemers kunnen hun hand opsteken om aan te geven dat ze een vraag hebben. Offline is het niet altijd een probleem als iemand beleefd onderbroken wordt. Bij online werkt dat niet zo vloeiend. Zodra uw microfoon niet meer op mute staat komt elk geluid op hetzelfde volume naar voren.

Microsoft Teams heeft nu een feature die daar een oplossing voor biedt. In een meeting heeft u de mogelijkheid om een virtuele hand op te steken. Zo krijgt iedereen, ook de spreker, een melding dat er iemand een vraag wilt stellen.

Door deze subtiele hint wordt de vergadering niet direct verstoord en voorkomt u dat meerdere deelnemers de meeting verstoren. Minder chaos zorgt zo voor een efficiëntere vergadering.

Meer weten over hoe u online productiever kan werken? Lees hier wat goede ICT voor u kan betekenen?

3. Stuur een Teams meeting reminder

We hebben allemaal wel is meegemaakt dat er iemand te laat komt bij een online vergadering. Dat kan door de reistijd zijn, door drukte of omdat het niet in de agenda is gezet.

Bij online meetings in Teams is dat niet anders. Deelnemers stromen te laat binnen en verstoren de vergadering. Zo’n verstoring is niet alleen vervelend voor de organisator zelf, maar ook voor de rest van de collega’s of klanten die deelnemen aan de meeting.

Nu kunt u met de Microsoft online omgeving, een herinnering sturen over de online meeting. Zo krijgen alle betrokkene van tevoren een bericht over de vergadering. Ook als iemand het niet in zijn of haar agenda heeft staan, komt er alsnog een herinnering binnen.

4. Online Teams vergaderingen langer dan 45 minuten hebben pauzes nodig

Iedereen weet dat het niet gezond is om te lang naar een scherm te staren. Continu de focus houden op een beeldscherm met blauw licht. Toch gebeurt het vaak, dat er soms wel urenlang naar een scherm gestaard moet worden.

Om deze problemen te voorkomen hebben wij een mooie vuistregel die u kunt toepassen. Voor elke 45 minuten online vergaderen moet minstens 10 minuten beweegpauze gepland worden. Dan heeft u even de tijd om de benen te strekken, koffie te halen of in ieder geval even iets anders doen naar scherm uw scherm te kijken. Staren helpt niet alleen tegen uw fysieke gezondheid, maar ook mentaal.

5. Online Teams vergaderingen langer dan 45 minuten hebben pauzes nodig

Als u alle tips uit deze lijst toepast, wil het nog steeds wel is gebeuren dat u problemen ervaart. Hoe soepel u uw Teamsvergadering ook wilt laten lopen, ICT-storingen of problemen komen altijd op een overwachts moment. Daar kun u zich ook op voorbereiden.

Hierbij de tip dat u uw Teamvergaderingen niet strak achter elkaar inpland. Als er dan ICT-problemen optreden en uw eerste Teams meeting uitloopt, kan uw tweede meeting daarvan last hebben. Op de minuut inplannen lijkt eenvoudig, maar werkt niet bij uw online vergadering.